10 ερωτήσεις πριν διαλέξετε πρόγραμμα κοινοχρήστων

Ένα πρόγραμμα κοινοχρήστων δεν το αλλάζετε κάθε χρόνο. Μόλις περάσετε μέσα τις πολυκατοικίες, τα υπόλοιπα και τους ενοίκους, θα δουλεύετε μαζί του για πολλά χρόνια. Γι' αυτό αξίζει να κάνετε τις σωστές ερωτήσεις πριν υπογράψετε, και όχι τον πρώτο μήνα της έκδοσης.

Μαζέψαμε τις 10 ερωτήσεις που, κατά την εμπειρία μας, κάνουν τη διαφορά. Ισχύουν για όποιο πρόγραμμα κι αν εξετάζετε. Κάτω από κάθε ερώτηση γράφουμε και πώς το κάνουμε εμείς στο WinKoin Cloud.

1. Χρειάζεται εγκατάσταση ή δουλεύει από τον browser;

Ένα πρόγραμμα που εγκαθίσταται σε έναν υπολογιστή σας δένει με αυτόν τον υπολογιστή. Χρειάζεστε server στο γραφείο, αντίγραφα ασφαλείας με το χέρι, και δύσκολα δουλεύετε από το σπίτι ή όταν είστε σε μια πολυκατοικία.

Ρωτήστε: Μπορώ να μπω από οποιονδήποτε υπολογιστή, tablet ή κινητό; Πόσοι μπορούμε να δουλεύουμε ταυτόχρονα;

Στο WinKoin Cloud: δουλεύετε από τον browser, χωρίς εγκατάσταση και χωρίς server στο γραφείο. Από το γραφείο, από το σπίτι ή εν κινήσει.

2. Ποιος μεταφέρει τα δεδομένα μου, και τι ακριβώς μεταφέρεται;

Η μεταφορά είναι το σημείο όπου τα περισσότερα γραφεία διστάζουν, και δικαίως. Δεν αρκεί να περάσουν τα ονόματα των ενοίκων. Χρειάζονται τα χιλιοστά, τα υπόλοιπα κάθε διαμερίσματος, το αποθεματικό και οι παλιές οφειλές, αλλιώς ο πρώτος μήνας βγαίνει λάθος.

Ρωτήστε: Τη μεταφορά την κάνετε εσείς ή εγώ; Περνάνε και τα υπόλοιπα και το αποθεματικό; Τι γίνεται αν κρατάω τις πολυκατοικίες σε Excel;

Στο WinKoin Cloud: τη μεταφορά την αναλαμβάνουμε εμείς, από το πρόγραμμα που έχετε σήμερα. Μεταφέρουμε και από Excel, όταν τα αρχεία έχουν σταθερή δομή.

3. Πόση δουλειά με το χέρι μένει κάθε μήνα;

Όλα τα προγράμματα υπολογίζουν κοινόχρηστα. Η διαφορά είναι πόσα πράγματα πρέπει να περάσετε εσείς, ένα ένα, πριν πατήσετε «έκδοση», και πόσα κάνει το πρόγραμμα μόνο του.

Ρωτήστε: Μπορούν τα κοινόχρηστα να εκδίδονται μόνα τους; Οι λογαριασμοί ρεύματος περνιούνται με το χέρι; Οι πληρωμές καταχωρούνται μόνες τους;

Στο WinKoin Cloud: για κάθε πολυκατοικία ορίζετε πότε εκδίδονται τα κοινόχρηστα και ποια όρια πρέπει να τηρούνται. Αν τηρούνται, εκδίδονται την ημέρα που ορίσατε. Οι λογαριασμοί της ΔΕΗ έρχονται μόνοι τους με το Ρεύμα Portal. Εσείς ελέγχετε και εγκρίνετε.

4. Πώς πληρώνουν οι ένοικοι, και ποιος καταχωρεί την πληρωμή;

Αν κάθε πληρωμή από το e-banking πρέπει να τη βρείτε στην κίνηση του λογαριασμού της τράπεζας και να την περάσετε με το χέρι, ο χρόνος αυτός πολλαπλασιάζεται με κάθε διαμέρισμα, κάθε μήνα.

Ρωτήστε: Υπάρχει κωδικός πληρωμής RF στο ειδοποιητήριο; Η πληρωμή περνά μόνη της στην καρτέλα του διαμερίσματος; Τι γίνεται με όσους πληρώνουν μετρητά;

Στο WinKoin Cloud: ο ένοικος πληρώνει με κωδικό RF από το e-banking (ΔΙΑΣ) και η πληρωμή καταχωρείται μόνη της. Για όσους πληρώνουν στην πόρτα, υπάρχει η εφαρμογή εισπρακτόρων, με απόδειξη επί τόπου.

5. Πώς φτάνουν τα ειδοποιητήρια στους ενοίκους;

Η εκτύπωση και το μοίρασμα των ειδοποιητηρίων κοστίζουν χρόνο και χαρτί. Οι ένοικοι, από την άλλη, θέλουν όλο και πιο συχνά να βλέπουν το υπόλοιπό τους στο κινητό.

Ρωτήστε: Μπορώ να στείλω τα ειδοποιητήρια με email σε όλους μαζί; Υπάρχουν υπενθυμίσεις οφειλών με SMS; Βλέπει ο ένοικος online τι χρωστάει;

Στο WinKoin Cloud: ειδοποιητήρια σε χαρτί ή με email, υπενθυμίσεις και ανακοινώσεις με email και SMS, και Online ενοίκων, όπου ο ένοικος βλέπει υπόλοιπο, ειδοποιητήρια και πληρωμές.

6. Βγάζει αποδείξεις και τις στέλνει στο myDATA;

Τα παραστατικά και η διαβίβασή τους στην ΑΑΔΕ είναι υποχρέωση, όχι επιλογή. Αν γίνονται σε άλλο πρόγραμμα, τα ίδια στοιχεία περνιούνται δύο φορές.

Ρωτήστε: Οι αποδείξεις βγαίνουν από το ίδιο πρόγραμμα; Η διαβίβαση στο myDATA γίνεται από μέσα ή χρειάζεται ξεχωριστό εργαλείο;

Στο WinKoin Cloud: αποδείξεις για κάθε πληρωμή και διαβίβαση στο myDATA, μέσα από το ίδιο πρόγραμμα.

7. Πόσο ασφαλή είναι τα δεδομένα μου, και σε ποιον ανήκουν;

Στο πρόγραμμα κρατάτε στοιχεία χιλιάδων ανθρώπων και λογαριασμούς πολυκατοικιών. Μια βλάβη στον δίσκο ή ένα χαμένο αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να σας γυρίσει μήνες πίσω.

Ρωτήστε: Κάθε πότε κρατιούνται αντίγραφα ασφαλείας, και πού; Τηρείται ο GDPR; Αν κάποτε θέλω να φύγω, παίρνω τα δεδομένα μου;

Στο WinKoin Cloud: αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας κάθε 3 ώρες, σε 3 data centers στην Ευρώπη, κρυπτογράφηση SSL σε κάθε σύνδεση και συμμόρφωση με τον GDPR. Τα δεδομένα είναι δικά σας και τα εξάγετε όποτε θέλετε.

8. Πόσο γρήγορα το μαθαίνει η ομάδα μου;

Ένα πρόγραμμα με πολλές δυνατότητες δεν βοηθά, αν κανείς στο γραφείο δεν ξέρει πώς να τις χρησιμοποιήσει. Σκεφτείτε και τον επόμενο υπάλληλο που θα προσλάβετε, και όσα κάνετε μία φορά τον χρόνο, όπως τη θέρμανση ή το κλείσιμο χρήσης.

Ρωτήστε: Υπάρχει εκπαίδευση για όλη την ομάδα; Υπάρχουν οδηγίες μέσα στο πρόγραμμα, ή μόνο ένα εγχειρίδιο σε PDF;

Στο WinKoin Cloud: εκπαιδεύουμε εσάς και όσους δουλεύουν μαζί σας, και μέσα στο πρόγραμμα υπάρχει ο Οδηγός WinKoin, με αναζήτηση και πάνω από 90 σύντομα βίντεο. Περισσότερα στο «Νέος υπάλληλος στο γραφείο; Πόσο γρήγορα μαθαίνει κανείς ένα πρόγραμμα κοινοχρήστων».

9. Ποιος απαντά όταν κολλήσω;

Κάποια στιγμή θα χρειαστείτε βοήθεια, συνήθως την πιο φορτωμένη μέρα του μήνα. Τότε μετράει ποιος σηκώνει το τηλέφωνο και αν καταλαβαίνει τι του λέτε.

Ρωτήστε: Η υποστήριξη γίνεται από ανθρώπους ή μόνο με φόρμα; Ξέρουν κοινόχρηστα, ή μόνο το λογισμικό; Θα με βοηθήσετε στα πρώτα κοινόχρηστα;

Στο WinKoin Cloud: βγάζουμε μαζί σας τα πρώτα κοινόχρηστα και στο τηλέφωνο απαντάνε άνθρωποι που ξέρουν κοινόχρηστα. Δουλεύουμε με γραφεία κοινοχρήστων από το 1984.

10. Πώς χρεώνεται, και τι περιλαμβάνει η τιμή;

Η τιμή που ακούτε πρώτη δεν είναι πάντα η τελική. Ρωτήστε τι περιλαμβάνεται και τι πληρώνεται ξεχωριστά, ώστε να συγκρίνετε προγράμματα με το ίδιο μέτρο.

Ρωτήστε: Από τι εξαρτάται η τιμή; Η μεταφορά και η εκπαίδευση περιλαμβάνονται; Τι κοστίζουν τα SMS; Μπορώ να ξεκινήσω με λίγες πολυκατοικίες και να προσθέσω αργότερα;

Στο WinKoin Cloud: η τιμή εξαρτάται από τον αριθμό των πολυκατοικιών και τα εργαλεία που χρειάζεστε. Μετά την παρουσίαση σας στέλνουμε γραπτή προσφορά. Ξεκινάτε με όσες πολυκατοικίες έχετε και προσθέτετε όποτε θέλετε.

Η λίστα, σε μία ματιά

Κρατήστε την για την επόμενη παρουσίαση που θα δείτε, από εμάς ή από οποιονδήποτε άλλο:

1. Δουλεύει από τον browser, χωρίς εγκατάσταση;
2. Ποιος κάνει τη μεταφορά, και περνάνε υπόλοιπα και αποθεματικό;
3. Εκδίδονται τα κοινόχρηστα μόνα τους;
4. Καταχωρούνται οι πληρωμές RF μόνες τους;
5. Φεύγουν τα ειδοποιητήρια με email, και βλέπει ο ένοικος online;
6. Αποδείξεις και myDATA από το ίδιο πρόγραμμα;
7. Αντίγραφα ασφαλείας, GDPR, και εξαγωγή των δεδομένων σας;
8. Εκπαίδευση και οδηγίες μέσα στο πρόγραμμα;
9. Υποστήριξη από ανθρώπους που ξέρουν κοινόχρηστα;
10. Τι περιλαμβάνει η τιμή, και τι πληρώνεται ξεχωριστά;

Αν ακόμη κρατάτε τις πολυκατοικίες σε Excel, διαβάστε και το «Excel ή πρόγραμμα κοινοχρήστων; Πότε ήρθε η ώρα να αλλάξετε». Αν έχετε ήδη αποφασίσει να αλλάξετε, δείτε «Μετάβαση στο WinKoin Cloud: ο πλήρης οδηγός σε 5 απλά βήματα».

Το WinKoin Cloud είναι πρόγραμμα διαχείρισης πολυκατοικιών για επαγγελματικά γραφεία, από το 1984, με περισσότερες από 20.000 πολυκατοικίες.

Θέλετε να μας κάνετε αυτές τις 10 ερωτήσεις; Κλείστε μια παρουσίαση 30 λεπτών, online ή στο τηλέφωνο, χωρίς δέσμευση, πάνω στη δουλειά του δικού σας γραφείου.