Excel ή πρόγραμμα κοινοχρήστων; Πότε ήρθε η ώρα να αλλάξετε

Σχεδόν κάθε γραφείο κοινοχρήστων έχει ξεκινήσει κάπως έτσι: ένα φύλλο Excel για κάθε πολυκατοικία, τα χιλιοστά σε μια στήλη, οι δαπάνες σε μια άλλη, και ένας τύπος που τα μοιράζει. Για τις πρώτες πολυκατοικίες δουλεύει μια χαρά. Κάποια στιγμή όμως το Excel παύει να σας γλιτώνει χρόνο και αρχίζει να σας τον τρώει.

Σε αυτό το άρθρο δεν θα σας πούμε ότι το Excel είναι κακό. Θα σας πούμε πότε φτάνει, ποια είναι τα σημάδια ότι ήρθε η ώρα για πρόγραμμα κοινοχρήστων, και πώς γίνεται η αλλαγή χωρίς να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Πότε φτάνει το Excel

Αν διαχειρίζεστε λίγες πολυκατοικίες, με απλά κριτήρια κατανομής, και τα κάνετε όλα μόνοι σας, το Excel είναι λογική επιλογή. Το ξέρετε ήδη, δεν κοστίζει τίποτα και το προσαρμόζετε όπως θέλετε.

Το πρόβλημα δεν είναι το Excel. Είναι ότι, όσο μεγαλώνει το γραφείο, όλο και περισσότερη δουλειά γίνεται με το χέρι, και κάθε δουλειά με το χέρι είναι μια ευκαιρία για λάθος.

7 σημάδια ότι ήρθε η ώρα για πρόγραμμα κοινοχρήστων

1. Περνάτε τις πληρωμές μία μία

Ο ένοικος πληρώνει στην τράπεζα, εσείς ανοίγετε το e-banking, βρίσκετε ποιος πλήρωσε και για ποιο διαμέρισμα, και το σημειώνετε στο αρχείο. Με πρόγραμμα, ο ένοικος πληρώνει με κωδικό RF μέσω ΔΙΑΣ και η πληρωμή καταχωρείται μόνη της στην καρτέλα του διαμερίσματος.

2. Ένα λάθος σε έναν τύπο αλλάζει όλα τα κοινόχρηστα

Χιλιοστά, θέρμανση, ανελκυστήρας, πάγια, εξαιρέσεις. Όσο πιο σύνθετη η πολυκατοικία, τόσο πιο εύκολα σβήνεται ή μετακινείται ένας τύπος, και το λάθος το βρίσκετε όταν σας πάρει τηλέφωνο ο ένοικος. Ένα πρόγραμμα κάνει τους υπολογισμούς με τον ίδιο τρόπο κάθε μήνα.

3. Τα ειδοποιητήρια τα φτιάχνετε ένα ένα

Αντιγραφή, επικόλληση, εκτύπωση, ξανά από την αρχή για το επόμενο διαμέρισμα. Με πρόγραμμα, τα ειδοποιητήρια βγαίνουν όλα μαζί, με το λογότυπό σας και τον κωδικό RF του κάθε διαμερίσματος, για εκτύπωση ή για αποστολή με email.

4. Δεν ξέρετε με μια ματιά ποιος χρωστάει και από πότε

Όταν οι οφειλές είναι σκορπισμένες σε δεκάδες αρχεία, το «ποιος χρωστάει πάνω από τρεις μήνες;» θέλει ώρες. Ένα πρόγραμμα σας το δείχνει αμέσως και στέλνει υπενθυμίσεις με email ή SMS σε όσους καθυστερούν.

5. Οι αποδείξεις και το myDATA σας τρώνε χρόνο

Κάθε είσπραξη θέλει απόδειξη και διαβίβαση στο myDATA της ΑΑΔΕ. Αν αυτό γίνεται σε άλλο σύστημα από τα κοινόχρηστα, κάνετε την ίδια δουλειά δύο φορές. Σε ένα πρόγραμμα κοινοχρήστων γίνονται και τα δύο από το ίδιο σημείο.

6. Δουλεύουν δύο ή τρεις άνθρωποι στα ίδια αρχεία

Ποιο αρχείο είναι το τελευταίο; Ποιος άλλαξε τι; Γιατί λείπει η χθεσινή πληρωμή; Όταν μεγαλώνει η ομάδα, το Excel δεν φτιάχτηκε για να δουλεύουν πολλοί μαζί. Ένα πρόγραμμα στο cloud το βλέπουν όλοι ενημερωμένο, από το γραφείο ή από το σπίτι.

7. Αν χαλάσει ο υπολογιστής, χάνονται χρόνια δουλειάς

Αν τα αρχεία σας είναι σε έναν υπολογιστή ή σε ένα στικάκι, μια βλάβη ή ένας ιός αρκεί για να χαθούν. Σε ένα πρόγραμμα στο cloud κρατιούνται αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας, χωρίς να το θυμάστε εσείς.

Πόσο χρόνο σας κοστίζει πραγματικά το Excel;

Κάντε έναν απλό λογαριασμό. Πόση ώρα σας παίρνει κάθε μήνα μία πολυκατοικία, από τις δαπάνες ως τα ειδοποιητήρια και τις πληρωμές; Πολλαπλασιάστε επί τον αριθμό των πολυκατοικιών σας. Αν, για παράδειγμα, κάθε πολυκατοικία θέλει μία ώρα και έχετε 40, είναι μια ολόκληρη εβδομάδα δουλειάς κάθε μήνα. Το μεγαλύτερο μέρος της είναι δουλειά που ένα πρόγραμμα κάνει μόνο του.

Ο χρόνος που γλιτώνετε δεν είναι μόνο ησυχία. Είναι χρόνος για να αναλάβετε περισσότερες πολυκατοικίες με τους ίδιους ανθρώπους.

Πώς γίνεται η αλλαγή από το Excel

Ο μεγαλύτερος φόβος είναι ότι θα πρέπει να ξαναπεράσετε τα πάντα από την αρχή. Δεν χρειάζεται. Όταν ένα γραφείο έρχεται στο WinKoin Cloud:

• Αν τα στοιχεία σας είναι σε Excel με οργανωμένη μορφή, τα περνάμε εμείς στο πρόγραμμα: πολυκατοικίες, διαμερίσματα, χιλιοστά.
• Ρυθμίζουμε το πρόγραμμα για τον τρόπο που δουλεύει το δικό σας γραφείο.
• Φτιάχνουμε τα έντυπά σας, ειδοποιητήρια και αποδείξεις, με το λογότυπό σας.
• Εκπαιδεύουμε εσάς και όσους δουλεύουν μαζί σας.
• Βγάζουμε μαζί σας τα πρώτα κοινόχρηστα, ώστε να είστε σίγουροι για το αποτέλεσμα.

Τα δεδομένα μένουν δικά σας: μπορείτε να τα εξάγετε όποτε θέλετε.

Συμπέρασμα

Αν το Excel σας εξυπηρετεί και δεν σας λείπει χρόνος, δεν υπάρχει λόγος να το αλλάξετε σήμερα. Αν όμως αναγνωρίσατε το γραφείο σας σε δύο ή τρία από τα παραπάνω σημάδια, μάλλον δουλεύετε για το Excel και όχι το αντίθετο.

Το WinKoin Cloud είναι πρόγραμμα διαχείρισης πολυκατοικιών για επαγγελματικά γραφεία, από το 1984, με περισσότερες από 20.000 πολυκατοικίες. Αν ανοίγετε τώρα γραφείο, διαβάστε και το «Σκέφτεσαι να ασχοληθείς με κοινόχρηστα; Δεν θα είσαι μόνος».

Θέλετε να δείτε πώς θα ήταν το δικό σας γραφείο χωρίς Excel; Κλείστε μια παρουσίαση 30 λεπτών, online ή στο τηλέφωνο, χωρίς δέσμευση.